制作・運営
受注生産の納期はどう書く？注文日・確定日・発送日を分ける
名入れや写真確認がある商品の納期案内。営業日と、返信待ちの扱いを整理します。
この記事の内容
受注生産では、注文が入った日と制作を始められる日が同じとは限りません。入金や写真の受け取り、デザイン確認が必要な場合は、どの時点から制作日数を数えるかを明確にします。
3つの日付を分ける
注文日、制作内容の確定日、発送日を別々に扱います。お客さんが知りたいのは到着日でも、店が直接管理できるのは発送までという場合があります。配送に必要な期間は、配送先や方法に応じて案内します。
案内文の例
ご入金と制作内容の確認が完了してから、通常○営業日以内に発送します。写真の再送やデザイン確認のお返事をお待ちする期間は、制作日数に含みません。お届けまでの日数は配送先・配送方法によって異なります。
○の部分には実際に対応できる日数を入れます。この文面だけでなく、休業日や確認方法も合わせて案内してください。
返信待ちの注文を管理する
デザイン案を送った日と、返答が必要な期限を記録します。期限が過ぎた場合の再連絡方法を決め、返信がないまま勝手に制作を進めないようにします。制作を進める条件は商品や契約内容に合わせて設計します。
繁忙期は商品ページにも反映する
SNSでだけ遅延を案内しても、検索から商品ページへ直接来た人には伝わりません。納期を変更する場合は、商品ページ、注文前の案内、受付メールなどをそろえます。変更前の注文への対応も整理してください。
特急対応を設けるなら受注枠を決める
追加料金を払えば必ず早く作れると受け取られないよう、対応可能な条件を明確にします。設備や材料の都合で受けられない場合は、購入前に相談してもらう形が考えられます。受付上限を設ける方法は受注生産の管理で解説します。
公開前の確認
お客さんが「今注文したらいつ頃届くか」を読み取れるか、初めて見る人の立場で確認します。日付を約束する商品では、確認待ちの時間も含めて実現できる運用が必要です。
営業日の数え方は、起算点と休業日をセットにする
「3営業日」と書くだけでは、注文当日を一日目にするのか、翌営業日から数えるのかが分かりません。制作内容が確定した日をどう扱うか、締切時刻を過ぎた場合はいつの受付になるかを先に決めます。実際の販売条件に合わせ、商品ページと受付案内で同じ数え方を使ってください。自分の店の営業日と配送会社の配達日を混同しないことも大切です。
架空の例として、月曜に必要な確認が揃い、翌営業日から3営業日、休業日は土日、ほかの休業日なしという設定なら、火・水・木の三日を数えます。この条件が違えば日付も変わるため、単に「月曜なら木曜」と覚える説明にはしません。カレンダー上で起算点、作業日、発送予定を別の印にすると、注文を受ける担当者と制作担当者で数え方を共有しやすくなります。
| 日付の種類 | 決まる条件 | 購入者への伝え方 |
|---|---|---|
| 注文日 | 注文を受け付けた | 受け付けた内容を案内 |
| 制作開始 | 入金・データ・承認が揃った | 起算点と予定を案内 |
| 発送予定 | 制作と検品の計画が立った | 到着予定とは分ける |
| 到着予定 | 配送の条件を確認 | 配送先と方法の条件を添える |
一件の注文に、進行状態と次の担当を残す
納期の一覧には発送予定日だけでなく、今どの確認を待っているかを記録します。「写真待ち」「購入者確認待ち」「制作中」「検品待ち」のように状態を分け、次に誰が何をするかも一行にします。期限を過ぎた注文だけ探す方法では、まだ日数に余裕がある注文が止まっていることを見逃す場合があります。
架空の注文B201なら「写真再送待ち／次は受付担当が確認／案内済みの予定は再確認が必要」のように残します。予定が確定していない状態で、一覧に仮の日付だけを書くと、それが約束した日と受け取られやすくなります。仮予定、購入者へ案内した予定、実際の発送日を別の欄へ分け、更新したときには変更の理由を短く書きます。
材料の入荷待ちと、購入者の返信待ちを混ぜない
待っている時間でも、店側の材料や設備の事情と、購入者へ確認を求めている時間は原因が違います。記録をすべて「保留」にすると、誰が動けば再開できるか分からなくなります。材料の予定を確認する担当、購入者へ連絡する担当、再開を判断する担当を決め、待ちの種類ごとに必要な行動を残します。
納期が変わりそうな場合は、確実に分かっていることと未確定のことを区別して案内します。材料が届く見込みだけで完成日を確約せず、その後の制作と検品も計画へ入れます。変更の相談が来たときも、元の予定を維持できるかは別途確認が必要です。仕様の修正と日付の案内を切り離さず、同じ注文記録へ紐付けると行き違いを減らせます。
特急対応を受ける前に、通常注文の枠と照合する
特急の注文を一件受けると、同じ設備や担当者を使う通常注文へ影響する場合があります。空いている作業時間だけでなく、材料、確認画像の返答、検品、梱包、発送の締切まで順に見ます。受付担当だけで可否を決めず、実際に作業できる人が条件を確認したうえで回答する流れを作ります。
問い合わせへの回答では、商品、数量、確定が必要な情報、対応可能な予定をまとめます。「急ぎ対応できます」だけを残すと、後から数量や写真が変わっても同じ予定と思われることがあります。追加条件が出た場合は、元の回答を前提に進めず再確認します。特急料金を設定する場合も、何の作業をどの条件で優先するかを明確にしてから案内してください。
商品ページを直した後、注文後の案内も読み合わせる
納期の文言を更新するときは、商品ページだけでなく、よくある質問、受付メール、デザイン確認の案内、発送連絡も同じ条件になっているかを見ます。違う時期に作った定型文が残ると、購入者にはどちらが正しいか分かりません。変更日と変更した場所を短く記録し、受け付け済みの注文にはどの案内をしていたかも確認できるようにします。
公開前には架空の一件を用意し、注文から発送までの案内を通して読みます。写真の差し替え、返信の遅れ、休業日を含むケースでも、次に何をすればよいか伝わるかを確認します。細かな例外を一つの長い文へ詰め込むより、起算点、営業日、返信待ち、配送を別の短い説明に分ける方が、購入前にも注文後にも参照しやすくなります。
一つの注文に納期の違う商品が混ざったときの案内
同じカートで買われても、名入れ品と在庫品で制作の完了日が違う場合があります。架空の注文で在庫品は10/20、名入れ品は校正了承後に制作する予定なら、注文全体へ10/20発送とだけ表示しません。同梱するのか、分けて発送できるのか、追加送料があるのかを販売条件へ照らして案内します。先に送れる物があることと、購入者が別便を希望することは別です。
受注表では明細ごとの完了見込みと、注文全体の発送予定を分けます。購入者の返事を受けたら、採用した発送方法とその案内日時を残します。名入れの仕様が未確定なら制作日を確定扱いにせず、納期に影響する未回答の項目も示します。分けた荷物にはそれぞれの明細と追跡情報を対応させ、全商品が出たと誤読しない通知にします。
まとめて発送する返事を待つ間の保留の置き方
発送方法の返事待ちと校正の返事待ちを、一つの保留欄に混ぜないようにします。架空の記録は「仕様は確定、同梱か別送かは回答待ち、在庫品は確保済み」です。制作を進められる範囲と、発送を止める理由が分かれるため、担当が変わっても次の作業を選べます。
発送予定を変えた日は、商品ページ全体の通常納期と個別注文への連絡を分けます。一件の事情で全商品の日付を変更する必要があるとは限りません。期限を約束できない場合は、確定している工程と未確定の工程を説明し、早い便を選べば必ず解決するような案内を避けます。
納期表には、発送と到着を別の列で残す
製作日数を決めた後も、発送予定と到着希望は同じ欄へ入れません。校正待ちの間は発送日を未確定とし、待っている返答と次に回答する条件を残します。希望日を受け付けたメールに、発送日の確約と読める固定文がないかも照合します。
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