制作・運営
オーダーメイドの受注管理表｜残しておくべき項目と更新ルール
注文番号、制作仕様、確認日、進捗、発送予定。小さなお店の受注管理を整理します。
この記事の内容
受注管理表は、注文内容を保存するだけでなく「次に何をするか」がわかる形にします。表を作る前に、注文を受けてから発送するまでの状態を決めましょう。
最初に用意する列
| 列 | 記録する内容 |
|---|---|
| 注文番号 | ショップ上の注文を特定する番号 |
| 商品と数量 | 制作する品目・個数 |
| 制作仕様 | 文字、色、書体、追加加工 |
| データの版 | 制作に使う画像の確定版 |
| 確認状態 | 未確認・返答待ち・確定 |
| 進捗 | 未着手・制作中・梱包・発送済み |
| 発送予定日 | 店側で管理する期限 |
必要以上に個人情報を複製しないよう、配送先などを元の受注システムで確認できるなら参照先を決めます。管理表の閲覧者も必要な担当者に絞ります。
誰が更新するかを決める
確認担当と制作担当がいる場合は、どの状態で引き継ぐかを決めます。「確定」は制作開始できる状態だけに使い、画像が未着なら別の状態にします。人によって言葉の意味が違うと管理表が役に立ちません。
訂正の履歴を残す
購入者から名前の訂正があったら、新しい文字だけでなく、変更日と確認状況を残します。制作に入った後の変更は、どの工程まで戻すかを判断します。旧版と新版の情報を同時に制作指示として使わないようにします。
注文を一行にまとめられない場合
1つの注文に異なる名入れ商品が3個あるなら、注文番号に枝番を付けて商品ごとに管理する方法があります。発送は1件でも制作は3件です。注文単位と商品単位を分けることが重要です。
日々見る順番
発送予定が近い注文、返答待ちが長い注文、制作が止まっている注文の順に確認します。すべての行を眺めるより、次の作業が必要なものを見つけやすくなります。ショップからデータを出力する場合は項目の欠落がないか照合してください。
写真の版管理と制作枠の管理を組み合わせると、内容と期限の両方を追えます。
1注文・2商品の管理例
下の表は架空の受注例です。同じ注文番号でも、確認済みの商品と写真待ちの商品を分けます。まとめて発送する場合は、注文全体の発送可否も別に確認してください。
| 注文・枝番 | 仕様・版 | 状態 | 次の作業 | 担当 |
|---|---|---|---|---|
| SAMPLE-001 / 01 | 名入れ「HANA」・v2 | 校正確認済み | 制作枠へ割り当てる | 制作担当 |
| SAMPLE-001 / 02 | 写真未着 | 写真待ち | 未着案内を送る | 受付担当 |
| SAMPLE-002 / 01 | 書体変更・v3 | 再確認待ち | 購入者の返答を待つ | 受付担当 |
「確認済み」の列だけでなく「次の作業」を残すと、引き継いだ人がメッセージ履歴を最初から読み直す負担を減らせます。期限は実際の納期条件に合わせて記入し、空欄を「急ぎではない」という意味にしないようにします。
状態を変えてよい条件をそろえる
| 状態 | 進めてよい条件 | 条件が欠けたとき |
|---|---|---|
| 内容確認済み | 数量・文字・色・写真がそろった | 不足項目と確認担当を記録 |
| 制作開始可 | 必要な入金・校正確認がそろった | 入金待ち、校正待ちを区別 |
| 梱包可 | 制作品と確定仕様を照合した | 差異を記録し制作担当へ戻す |
| 発送済み | 実際に発送し、配送情報を登録した | 梱包済みと混同しない |
校正確認が不要な商品まで一律に返答待ちにする必要はありません。商品ごとに必要な工程を決め、不要な工程は「対象外」と残す方法があります。
コピーして使う列の並び
注文番号／商品枝番／商品名／数量／確定仕様／制作用データの版／確認状態／進捗／次の作業／担当／確認期限／発送予定／変更メモ
表計算ソフトで列を作ったら、架空の注文を3件入れて引き継ぎを試します。写真待ち、文字訂正、複数商品の同梱を1件ずつ含めると、通常注文だけでは見えない抜けを見つけやすくなります。配送先・決済情報は、必要な場合を除き元の注文システムに残してください。
校正の返答待ちを管理する場合は、確認メールと再案内の例文も使えます。
担当を替える前に、未回答の質問を作業へ渡さない
受注表の引き継ぎでは、完了した注文より回答待ちの注文を先に読みます。架空の注文OS-215で、文字は確定したが金具の色は未回答という場面なら、「確認済み」の一語では二つを区別できません。仕様欄へ「文字＝v2了承、金具＝回答待ち」、次の作業欄へ「金具の返事を受けてから材料をそろえる」と残します。制作担当が自分の好みや前回の注文から補って進めないための記録です。回答がない項目だけを明示した連絡なら、購入者も何に返事をすればよいかを読み取れます。
担当者を替える時刻と、購入者から最後に連絡が来た時刻を別に残します。前の担当者が口頭で聞いた条件があるなら、保存された注文仕様と照合してから引き継ぎます。未回答の行は未回答のまま、制作開始や納期確定へ状態を進めません。同じ注文に発送できる物と保留中の物が混じる場合は、分割発送の扱いを購入時の条件と照らし、追加の送料や購入者の希望も回答欄に入れます。
終業時の五分は、発送予定日より「止まっている理由」を読む
全注文を毎日書き直す代わりに、回答待ち、材料待ち、制作済みだが検品待ちの三種類だけを抜き出す管理例です。「遅れそう」ではなく「金具の返事なし」「入荷日未確認」「裏面文字の照合が未実施」と原因を残します。次の担当が理由を読んで動けることが目的で、表の色を変えただけで問題が解決した扱いにはしません。連絡が必要なら相手と期限を一つずつ付けます。
発送予定が翌日でも、止まった理由が解消していないなら確定した発送日として購入者へ伝えません。進める条件を確認し、見込みを案内するときは未確定の工程も添えます。個人情報を含む受注表は必要な担当へだけ共有し、紹介用のスクリーンショットへ購入者の名前や住所が残らないようにします。詳しい校正の扱いは了承を残す記事へ、作り直しを予算に置く考え方は再制作費の予算へつなげます。
製作票を作る前に、CSVの文字列と件数を照合する
受注CSVから製作票を作る場合は、ダウンロード原本を残して作業用へ複製します。先頭0のある商品コードや郵便番号、セル内改行を含む名入れを管理画面と比べ、表示だけが違うのかデータが変わったのかを切り分けます。桁数をそろえる一括補正だけで済ませません。
同じ注文番号が複数行に出る形式もあるため、注文件数、商品行数、個数を別々に数えます。並べ替え後は注文番号と名入れの組を再照合し、住所を必要としない製作担当へは必要な列だけを渡します。架空の二注文・三商品行・四個の例を新記事に載せました。
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